CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Aquí damos unos diseños básicos, pero pueden darse otros muchos en la correspondencia comercial, pues cada firma tiene sus propios diseños personalizados.
Aquí damos unos diseños básicos, pero pueden darse otros muchos en la correspondencia comercial, pues cada firma tiene sus propios diseños personalizados.
Diseño 2. Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del papel, poniendo siempre antes el logotipo que los datos de la empresa
Diseño 3. El logotipo de la empresa situado a la izquierda del papel (aunque puede colocarse también centrado o a la derecha), y los datos de la empresa colocados al pie y centrados. Pueden ir solo los datos o poner una fina raya que los separe del texto de la carta.
Diseño 4. El logotipo de la empresa se coloca en la parte superior izquierda (como en los otros casos puede ir centrado o a la derecha), el nombre de la empresa a su derecha, o centrado debajo del logo si éste se sitúa en el centro, y los datos de la empresa colocados en el margen izquierdo en situación vertical. También es muy utilizado.
LOS SOBRES
Lo mismo que para las cartas, son solo alguna de las posibilidades, dentro de una amplia variedad de estilos.
Diseño 1. Creemos que es el diseño más extendido. Se coloca el logotipo en la parte inferior izquierda, y debajo los datos de la empresa (aunque en el sobre no se suelen poner todos los datos que se incluyen en las cartas). Es suficiente poner el nombre de la empresa, la dirección, el código postal y la población. En algunos casos también se ponen los teléfonos.
Diseño 2. El mismo diseño que en el caso anterior, pero utilizando sobres de ventana, para aprovechar la dirección escrita en el papel interior. Se puede dar la variante de sobres de ventana a la izquierda, con lo que el diseño del sobre irá invertido (logo y datos de la empresa en la parte inferior derecha) o pueden ir en la parte superior izquierda.
Está casi en desuso, aunque en su época se utilizó bastante, el uso de sobres y papeles de tamaño cuartilla. El sobre más utilizado es de 22 x 11,5, en el que cabe de forma perfecta un DIN A4 doblado en tres partes como se indica en el gráfico. Es el tamaño estándar más utilizado en la correspondencia comercial. También se utilizan sobre de medio folio (26 x 18,5) cabe un folio doblado a la mitad, y sobres de folio completo (32 x 22) utilizados para enviar contratos y documentos que no pueden o deben doblarse.
CARTAS COMERCIALES
Esta correspondencia aún perdura en gran medida, siempre escritas a máquina o impresora (laser, tinta, etc.) aunque la aparición de nuevos medios como el fax y el correo electrónico, está mermando de forma considerable el tráfico de cartas de papel siendo sustituidas por los correos electrónicos y los faxes. En este mismo capítulo puede encontrar el tema sobre la correspondencia comercial, por si desea ampliar información al respecto.
A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación. El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35). El sobre. Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre. Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha , aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.
cuerpo : Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales, objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc). En caso de que sean varios los as untos tratados, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2,5 ó 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.
pie: Es la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas como Dios guarde a Usted muchos años, Quedo a sus pies, etc. Aunque hay muchas formas de terminar una carta puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias ..., Sin otro particular por el momento ..., Reciba un cordial/atento saludo ..., Se despide atentamente ..., Un saludo ..., etc. No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir su nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).
Algunos consejos finales:
1. Evite faltas de ortografía.
2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.
3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.
4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos.
5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra. (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.
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